روابط‌عمومی؛ پلی میان سازمان تأمین‌اجتماعی و ذینفعان

جواد کریمیان در گفتگو با آتیه‌آنلاین به مناسبت روز جهانی ارتباطات و روابط عمومی تأکیدکرد: روابط‌عمومی‌ها به دلیل جایگاه راهبردی - زیربنایی خود می‌توانند سازمان‌های مختلف را در همگامی با پیشرفت و تحولات یاری دهند، چرا که روابط‌عمومی یک واحد پویا و ارگانیک سازمانی است که هیچ‌گاه سکون و تعطیلی ندارد. جایگاه روابط عمومی در سازمان تأمین اجتماعی وی با تأکید بر اینکه واحد روابط‌عمومی پل ارتباطی میان سازمان و ذینفعان مختلف است در مرور وظایف عمده این واحد گفت: اطلاع‌رسانی در صدر وظایف آن قرار دارد. روابط‌عمومی‌ها در این سازمان بیمه‌گر با در نظر گرفتن اهداف سازمانی، ذینفعان و شرایط محیطی در راستای آگاهی‌رسانی مؤثر به جامعه هدف در خصوص خدمات، تعهدات و برنامه‌های سازمان تأمین اجتماعی استراتژی ویژه‌ای تدوین می‌کنند. کریمیان افزود: تلاش روابط‌عمومی‌ها به منظور برقراری ارتباط با مخاطبان غیرقابل انکار است. ایجاد و حفظ ارتباط مؤثر با ذینفعان مختلف سازمان از جمله کارکنان، بازنشستگان، کارفرمایان، شرکا و رسانه‌ها با اهمیت بخشی به افکارعمومی درون و برون سازمانی همواره در تیررس توجه روابط عمومی‌ها قرار دارد. وی بر نقش روابط‌عمومی‌ها در مدیریت وجهه اشاره کرد و افزود: روابط‌عمومی با تدوین راهبرد ویژه‌ای نسبت به حفظ و ارتقای وجهه و اعتبار سازمان تأمین‌اجتماعی در نزد جامعه توجه ویژه‌ای دارد تا در سایه تحقق این مهم در ذهن مخاطبان تصویری مثبت و ماندگار از ماهیت و جایگاه سازمان خلق شود. کریمیان پیشگیری و مدیریت بحران‌های محتمل برای سازمان را یکی دیگر از مأموریت‌های سازمان تأمین‌اجتماعی خواند و گفت: در کنار مدیریت بحران‌های ارتباطی، انجام پژوهش‌های مرتبط با افکارعمومی، نیازها و انتظارات ذینفعان از دیگر وظایف روابط عمومی های تأمین‌اجتماعی است. وی ویژگی‌ها و شاخص‌های روابط عمومی ادارات کل بیمه ای را منحصرفرد خواند و گفت: روابط عمومی‌ها در ادارات نسبت به قوانین، مقررات و رویه‌های مربوط به تأمین اجتماعی آشنایی و تخصص دارند. دارا بودن شبکه ارتباطی گسترده با ذینفعان مختلف سازمان و تسلط بر فنون و مهارت‌های ارتباطی از جمله سخنرانی، نگارش و مذاکره از دیگر برجستگی های روابط عمومی ادارات بیمه ای است. رئیس روابط عمومی اداره کل تأمین‌اجتماعی استان اصفهان افزود: تعهد به ارائه خدمات با کیفیت به ذینفعان سازمان و تفکر استراتژیک از دیگر ویژگی های منحصربه فرد روابط عمومی اداره بیمه است که بستر برنامه‌ریزی و اجرای برنامه‌های ارتباطی بلندمدت را برای آنها هموار می‌سازد. روابط عمومی اصفهان از جمله واحدهای برتر کشوری رئیس روابط عمومی اداره کل تأمین‌اجتماعی استان اصفهان در پاسخ به پرسشی درباره امتیازات روابط عمومی این اداره گفت: روابط عمومی اداره کل تامین اجتماعی استان اصفهان، از جمله واحدهای روابط عمومی برتر در سطح کشور است. این واحد دارای امتیازات متعددی از جمله کسب افتخارات متعدد(عناوین برتر در جشنواره‌های مختلف روابط عمومی)، تولید محتوای جذاب و خلاقانه برای مخاطبان، استفاده از ابزارهای نوین ارتباطی(وب‌سایت و شبکه‌های اجتماعی)، ارتباطات مؤثر با رسانه‌ها به منظور انعکاس اخبار و رویدادهای سازمان و تعامل مستمر با ذینفعان و رسیدگی به نظرات و پیشنهادات آنها است. وی با اشاره به اینکه «روابط عمومی اداره کل تامین اجتماعی استان اصفهان با وجود امتیازات متعدد با چالش‌هایی نیز روبرو است» در بیان این چالش‌ها گفت: مهم‌ترین چالش، کمبود نیروی انسانی است. استخدام نیروی متخصص، برگزاری دوره‌های آموزشی ویژه کارکنان واحد، استفاده از ظرفیت برون‌سپاری به منظور انجام برخی از وظایف روابط عمومی و تخصیص بودجه کافی برای انجام فعالیت‌های این واحد می‌توانند در رفع چالش کمبود نیروی انسانی و ارتقای عملکرد روابط عمومی مؤثر باشند. کریمیان بر ضرورت حمایت مدیریت سازمان از واحد روابط عمومی و توجه به اهمیت نقش آن تأکید کرد و افزود: با رفع این چالش‌ها و اجرای پیشنهادات ارائه شده، می‌توان شاهد ارتقای هرچه بیشتر عملکرد روابط عمومی اداره کل تامین اجتماعی استان اصفهان و ارائه خدمات بهتر به ذینفعان این سازمان باشیم. کمرنگی نقش و جایگاه روابط عمومی وی گفت: یکی از چالش‌های مهمی که روابط عمومی در بسیاری از سازمان‌ها با آن روبرو است، کمرنگ بودن نقش و جایگاه آن در ساختار سازمانی است. این موضوع باعث می‌شود تا روابط عمومی از منابع و اختیارات کافی برای انجام وظایف خود برخوردار نباشد و در نهایت نتواند به طور موثر به اهداف خود دست یابد. کریمیان اضافه کرد: به منظور رفع این چالش، لازم است تا مدیران سازمان‌ها به اهمیت نقش روابط‌عمومی در موفقیت سازمان واقف شوند و به این واحد جایگاه و منزلت مناسب را در ساختار سازمانی اعطا کنند. همچنین لازم است تا بودجه و منابع کافی در اختیار روابط عمومی قرار گیرد تا بتواند وظایف خود را به بهترین نحو انجام دهد. ضرورت برگزاری کارگاه‌های آموزشی ویژه مدیران و کارکنان رئیس روابط عمومی اداره کل تأمین‌اجتماعی استان اصفهان در بیان راهکارهای پیشنهادی رفع چالش کمرنگ بودن اهمیت و نقش روابط عمومی گفت:برگزاری جلسات و کارگاه‌های آموزشی ویژه مدیران و کارکنان سازمان در خصوص وظایف و نقش روابط عمومی، مزایای سرمایه‌گذاری در این حوزه و نمونه‌های موفق از عملکرد روابط عمومی در سایر سازمان‌ها یکی از راهکارهای مهم است. وی بر تهیه گزارش‌های دوره‌ای و منظم از فعالیت‌ها و دستاوردهای روابط عمومیجهت ارائه به مدیریت ارشد سازمان و ذینفعان کلیدی را یکی دیگر از راهکارها دانست و افزود: همسویی فعالیت‌های روابط عمومی با اهداف استراتژیک سازمان و نشان دادن نقش این واحد در تحقق این اهداف نیز بسیار اثرگذار است. کریمیان ادامه داد: همچنین با استفاده از ابزارهای اندازه‌گیری برای سنجش اثربخشی فعالیت‌های روابط عمومی و ارائه گزارش‌های مبتنی بر داده به ذینفعان، برقراری و حفظ ارتباطات قوی با ذینفعان کلیدی سازمان از جمله رسانه‌ها، مقامات دولتی، شرکا و جامعه مدنی و استفاده از روش‌های خلاقانه و نوآورانه برای انجام فعالیت‌های روابط عمومی و جلب توجه مخاطبان می‌توان به تدریج جایگاه و نقش روابط عمومی را در سازمان ارتقاء داد و از مزایای متعددی که این واحد می‌تواند برای سازمان به ارمغان بیاورد، بهره‌مند شد. گفت‌وگو: مهین داوری