اصول حرفه‌ای برای اجرای موثر مصاحبه شغلی

در مطلب قبلی، نگاهی جامع به تاریخچه و انواع مصاحبه‌های شغلی انداخته‌ایم و تکامل آن‌ها در طول زمان را بررسی بررسی کردیم. امید است با بررسی خدیجه رزاقی کارشناس ارشد روانشناسی صنعتی و سازمانی نحوه اجرای دقیق و موثر مصاحبه شغلی، شما را با اصولی که می‌تواند منجر به جذب بهترین استعدادها برای سازمان شود، آشنا کنیم. مراحل اجرایی مصاحبه: مراحل اجرایی هر مصاحبه شغلی را می‌توان به سه بخش تقسیم کرد: قبل، آغاز و پایان مصاحبه است. هر فاز از این سه بخش دارای قسمت‌های مختلفی است که اهمیت خاص و ویژگی‌های منحصر به فردی دارند و می‌تواند روند انتخاب نامزدها را به شدت تحت تأثیر قرار دهد. قبل از مصاحبه: در این مرحله، برنامه‌ریزی کلیدی برای اطمینان از یک مصاحبه مؤثر و کارآمد است و اگر مصاحبه کننده این کار را جدی نگیرد در واقع وقت و سرمایه سازمان محل کار خود را هدر داده است. این اقدامات شامل تعیین اهداف مصاحبه، طراحی سوالات مرتبط با شغل، تنظیم ملاقات‌ها و تهیه فضای مصاحبه است. مصاحبه‌کننده باید با سمت شغلی، مسئولیت‌های مرتبط و ویژگی‌های مورد نیاز برای نامزد مؤثر، به طور دقیق آشنا باشد. آمادگی قبلی برای مصاحبه: به هر حال در مصاحبه شغلی، آمادگی مصاحبه‌کننده نقش کلیدی در موفقیت جلسه مصاحبه دارد و به هدفمندی، کارآمدی، ارزیابی منصفانه، جلوگیری از پیش‌داوری، برقراری ارتباط موثر، صرفه‌جویی در زمان و... در آن جلسه موضوعات مهمی است که مصاحبه می‌تواند به آن کمک می‌کند. بنابراین، هر چه آمادگی مصاحبه‌کننده بیشتر باشد، مصاحبه شغلی مؤثرتر خواهد بود و احتمال یافتن فرد مناسب برای موقعیت شغلی بالاتر می‌رود. کسب اطلاعات: قبل از جلسه ،مصاحبه کننده باید همه اطلاعات مربوط به مصاحبه شونده را دقیقا مورد بررسی قرار دهد و مصاحبه را بر اساس آن اطلاعات پیش ببرد. به همین دلیل باید اطلاعاتی را از مصاحبه‌شونده‌ها، از جمله رزومه و توصیه نامه‌های دریافتی هر فرد را به دقت مطالعه کنند. آماده کردن سوالات: جز در مواردی که مصاحبه کننده در روانشناسی کارکنان یا در ارزیابی شخصیت افراد تخصص دارد و شیوه ارزیابی او ایجاب می کند که سوالات از قبل آماده نشده باشند. چون در مصاحبه به صورت سوالات باز، فرد مصاحبه شونده خودش به صورت بداهه شروع به صحبت می‌کند و در چهارچوب و قالب تعیین شده قبلی سوالات ما پیش نمی‌رود. بنابراین به این شیوه می‌توان به اطلاعات بیشتری از فرد دست یافت. در بقیه موارد باید سوالات مصاحبه آماده شوند. مکان و زمان مصاحبه و...: همچنین مواردی را که قبل از شروع جلسه باید در نظر داشت مثل: انتخاب اتاق مناسب برای مصاحبه، تنظیم وقت برای مصاحبه شوندگان و ... در این بین یکی از نکات مهم این است که قبل از زمان جلسه به دیگران اطلاع داده شود. هدف ممانعت از حضور افراد دیگر در جلسه مصاحبه و به هم خوردن تمرکز مصاحبه کننده و مصاحبه شونده است. آغاز و اجرای مصاحبه: مهم دانستن دقایق اولیه مصاحبه و اثرات متقابل آن بر مصاحبه کننده و مصاحبه شونده، از مواردی است که باید به آن دقت شود. در شروع به مصاحبه، مهم است که فضای محترمانه و حرفه‌ای ایجاد شود. در صورت یادداشت برداری،مصاحبه کننده باید در همان آغاز جلسه دلیل نوشتن بعضی مطالب را برای مصاحبه شونده توضیح دهد. مصاحبه‌کننده باید مصاحبه‌شونده را به خوبی استقبال کند، معرفی‌های لازم را انجام دهد و دستور جلسه را شفاف بگوید. این شامل توضیح فرآیند مصاحبه و نحوه پیشروی آن است. سپس سوالات مصاحبه آغاز شده و باید به نحوی مطرح شوند که هم شفاف و هم بارز باشد و هم معطوف به نکات مهم شغلی شود. کسب اطلاعات دقیق و پرهیز از مطرح ساختن سوالاتی که ربطی به ارزیابی مصاحبه شونده ندارند. پایان مصاحبه: تشخیص اهمیت مراحل پایانی مصاحبه به وسیله مصاحبه کننده نیز کمتر از اهمیت دیگر مراحل مصاحبه نیست: مصاحبه کننده اطمینان داشته باشد همه سوالات از قبل تعیین شده مطرح شده است یا حداقل سوالات مهم و کلیدی پرسیده شده باشد در پایان جلسه مصاحبه، پاسخ به سوالات احتمالی مصاحبه شونده در زمینه‌های گوناگون و مرتبط با شغل مورد نظر(میزان حقوق دریافتی،ساعات کار و...) اطلاعاتی در مورد مراحل بعدی روند استخدام، از جمله زمان‌بندی برای اطلاع رسانی نتایج مصاحبه، ارائه شود. در نهایت، مصاحبه‌کننده باید از زمان و توجه مصاحبه‌شونده تشکر کند و مصاحبه را به پایان برساند. پس از پایان مصاحبه، مهم است که مصاحبه‌کننده اطلاعات جمع‌آوری شده در مصاحبه را ارزیابی و نظرات خود را ثبت کند تا در تصمیم‌گیری‌های بعدی استفاده شود. عوامل شخصیتی مورد نظر در مصاحبه استخدامی: هوش هیجانی، سازگاری با محیط و تطابق اجتماعی، پای بندی به نظام ارزش‌ها، سلامت و نیروی جسمانی روانی، نگرش‌ها، مردم آمیزی و هوش اجتماعی، بالندگی و تمایل به پیشرفت، تمایل به کار گروهی، ثبات عاطفی و خلق و خو، حضور ذهن در گفتار و آداب، انضباط شخصی، ابتکار، خلاقیت و نوآوری، اعتماد به نفس، پشتکار، وظیفه شناسی، جسارت همراه با ادب و نزاکت و... همان طور که در مطالب قبلی اشاره شد، یکی از فعالیت‌های اصلی و مؤثر روانشناسان صنعتی و سازمانی، جذب، آزمایش، انتخاب و به کار گماری کارکنان مورد نیاز سازمان به شیوه علمی است. تا وقتی انتخاب افراد سازمان با شیوه‌های علمی صورت نگیرد کارایی کارکنان سازمان نیز افزایش پیدا نخواهد کرد. ضمنا تا زمانی که مشاغل سازمان تجزیه و تحلیل نشده باشند امکان انجام دقیق آزمایش و انتخاب علمی نیز وجود نخواهد داشت. آیا شما هم از حضور یک روانشناس صنعتی و سازمانی در سازمان خود استفاده می کنید؟ در مطلب بعدی به این موضوع پرداخته می‌شود که چگونه در مصاحبه استخدامی، شانس خود را افزایش دهیم.