چگونه کارمند شایسته برای سازمان گزینش کنیم؟

در مباحث روانشناسی صنعتی و سازمانی که این بخش از آن نقطه مشترک با موضوعات نیروی انسانی است به گزینش، تصمیم استخدامی هم گفته می شود .اگر سازمان‌ها و صاحبان کسب و کار به این مقوله توجه شایانی داشته باشند در آینده از بروز بسیاری از مشکلات و مسائل و چالش‌های ناشی از نیروی انسانی و به دنبال آن افت بهره‌وری سازمان خود پیشگیری خواهند کرد. به عبارت دیگر از طریق انتخاب و گزینش کارمند شایسته و مناسب برای هر شغل به بالا بردن کارایی و اثربخشی کمک خواهد شد و درنهایت مجموع این دوعامل به بهره‌وری سازمان کمک خواهد شد. گزینش کارمند باید عادلانه و خالی از تبعیض و همینطور معطوف به منافع ارزشمند سازمان و افراد باشد. در مطلب این هفته به این موضوع خواهیم پرداخت که چگونه و از چه روش‌هایی کارمند مورد نظر برای یک سازمان یا برای یک سمت شغلی انتخاب کنیم . برای گزینش به چه اطلاعاتی نیاز داریم؟ خدیجه رزاقی کارشناس ارشد روانشناسی صنعتی و سازمانی ما قبل از اینکه وارد فرآیند به کارگماری افراد شویم باید خودمان از قبل مسیر و نقشه راه را تعیین کرده باشیم، یعنی اینکه سازمان به چه شغل‌هایی نیاز دارد و بعد از آن چه مهارت‌ها و خصوصیاتی را از کارجو می‌خواهد و ... که همه این اطلاعات هم مرتبط با فرد، هم مربوط به شغل و هم مربوط به سازمان می‌شود. زمینه سازمانی: برای جمع‌آوری اطلاعات در این زمینه، باید تعیین کنیم که برای چه جایگاه شغلی به نیروی کار نیاز داریم، در حقیقت کجای سازمان خلأ نیروی شایسته احساس می‌شود. این مورد با درخواست مستقیم سرپرستان هر مجموعه مشخص می‌شود و باید توجه داشت که عملکرد شغلی فرد می‌تواند تحت تأثیر عوامل سازمانی مثل سیستم پرداخت حقوق و مزایا، فشارها و استرس‌های کاری قرار گیرد. همه این ویژگی‌ها هم باید برای کارجویان اطلاع رسانی شود تا آنها هم بتوانند این موارد را با شرایط و رغبت‌ها و خصوصیات خود انطباق دهند. ویژگی های شغلی: اطلاعات مربوط به مشخصات هر شغل و اینکه به چه موارد و مهارت‌هایی نیاز دارد را از تحلیل شغلی به دست آورده‌ایم. کارجویان: اطلاعات بالا مربوط به سازمان و شغل مورد نظر می‌شود اما ما تا الان نیمی از اطلاعات را جمع آوری کردیم و نیم دیگر اطلاعات از طریق کارجو فراهم می‌شود. اطلاعاتی درباره مهارت‌ها،‌ ویژگی‌های فردی، شخصیت و رغبت‌های افراد و ... که معمولا در قالب تکمیل فرم از آنها خواسته می‌شود. فرآیند 9 مرحله‌ای گزینش به روش کاملا علمی: تجزیه و تحلیل شغل: این بخش شامل اطلاتی در مورد تجزیه و تحلیل، تعیین و ارائه اطلاعات جامع از شغل و سازمان و مشوق‌های مالی می‌شود. درج آگهی های استخدام: قبلا استخدام از طریق روزنامه‌های کثیرالانتشار صورت می‌گرفت اما امروزه با کمک شبکه‌های اجتماعی و سایت‌های کاریابی به بهترین شکل می‌توان این مرحله را انجام داد. سایت‌هایی از جمله جابینجا، جاب ویژن، ایران تلنت، ایران استخدام یا شبکه اجتماعی لینکدین که معطوف به فضای کسب و کارهاست. افرادی که مسئول گزینش هستند باید به این فضاها شناخت و آشنایی داشته باشند. طراحی فرم درخواست کار: برگه‌ای که در آن درباره پیشینه کارجو و همینطور اوضاع فعلی او اطلاعاتی درخواست می‌شود. این فرم معمولا طولانی و شامل سوالات زیادی است که رابطه مستقیم با شغل مورد نظر دارد تا بتوان با تجزیه و تحلیل آن توانایی فرد را برای انجام کار به درستی تعیین کرد. برای این فرم می‌توان نمره یا ضریب هم قرار داد، یعنی برای مواردی که برای سازمان اهمیت بیشتری دارد ضریب بالاتری تعلق گیرد. برای طراحی این فرم ابتدا باید تحصیلات، تجربه مشاغل قبلی فرد، مدت حضور در هر شغل ، دلیل ترک آن و... پرداخت. با این فرم تا حد زیادی می‌توان میزان موفقیت فرد در شغل و یا احتمال ترک از سازمان را پیش‌بینی کرد. دریافت فرم‌های درخواست: شغلی و رزومه‌هایی که از سمت داوطلبان پر شده و دعوت از افراد واجد شرایط مورد نیاز ما برای مصاحبه یا آزمون از این طریق انجام می‌شود. مصاحبه مقدماتی: در این مرحله افرادی که از طریق فرآیند کارمندیابی شناسایی شده‌اند به مجموعه دعوت می‌شوند تا مصاحبه اولیه صورت گیرد. معمولا این مصاحبه فرصتی است تا مسئولان اطلاعات دقیق‌تر و کامل‌ترب ازماهیت و ضروریات شغل مورد نظر و جزئیات حقوق و مزایا در اختیار متقاضیان قرار دهند. این جلسه باید بسیار شفاف و واضح برگزار شود تا اگر متقاضی شرایط، خصوصیات و توانایی‌های لازم برای این کار را در خود نمی‌بیند از ادامه مراحل داوطلبانه خود کنار بکشد. آزمون‌های گزینشی: آزمون‌ها را می‌توان براساس اطلاعاتی که درباره خصوصیات و عادات شخصی کارجویان به دست می آید طبقه‌بندی کرد. این آزمون‌ها عبارتند از: توانایی استعداد رغبت رجحان شخصیت توانایی جسمی صداقت مصاحبه جامع : در این مرحله با کسانی که مراحل قبلی را با موفقیت گذرانده باشند مصاحبه جامعی به عمل می‌آید. در این مصاحبه متخصصان امور پرسنلی، مدیران و سرپرست مستقیم فرد حضور دارند. البته این مصاحبه بیشتر برای ارزیابی فرد است تا جمع‌آوری اطلاعات. بررسی سوابق کاری: این مرحله مختص مواردی است که قرار است صحت و دقت مدارک ارسالی فرد مورد ارزیابی قرار گیرد. برای مثال: صحبت با کارفرمایان قبلی، کسانی که او را می شناسند و استعلام مدرک تحصیلی فرد. این مرحله به دلیل تأیید صحت اطلاعات و بهره گیری از رفتارهای گذشته برای پیش‌بینی رفتارهای آتی بسیار مورد توجه است. آزمایش‌های پزشکی و سلامت: در این مرحله وضعیت جسمانی کارجویان مورد بررسی قرار می گیرد. این سنجش برای تعیین توانایی فرد برای انجام دادن وظایف شغلی و تشکیل پرونده پزشکی برای فرد صورت می گیرد.این آزمایش‌ها معمولا مراحل پایانی گزینش است که برای برخی مشاغل خاص استفاده می‌شود و اغلب از طریق طب کار صورت می‌شود. این‌ها مراحل و گام‌های اجرایی برای هر گزینش به روش کاملا علمی است. در حقیقت تصمیم برای گزینش تلاش برای قرار گرفتن شخص مناسب در شغل مناسب است. مناسب بودن یک فرد در کار هم به انطباق بین مهارت‌ها، دانش و استعدادهای او با مهارت های لازم شغل و سازگاری بین شخصیت و علاقمندی‌های شخص و همینطور ویژگی‌های سازمانی و شغلی ارتباط دارد. بنابراین باز هم در اینجا نقش روانشناس صنعتی و سازمانی درخشان می شود چرا که یکی از فعالیت‌های این شغل، انتخاب و گزینش نیروی کار برای سازمان است. به امید روزی که همه سازمان ها و کسب و کارها جایی برای این جایگاه شغلی در کنار افراد مجموعه خود باز کنند و برای آن ارزش بالایی قائل شوند. در مطالب بعدی بیشتر در مورد مصاحبه و آزمون های گزینش صحبت خواهیم کرد.