موارد استفاده از تحلیل شغلی چیست؟

همانطور که در مطلب قبل اشاره شد؛ تحلیلگر شغلی یکی از وظایف و موقعیت‌های شغلی که یک روانشناس صنعتی و سازمانی می‌تواند داشته باشد. تحلیل شغلی فرآیندی است که به کمک آن می‌توان به طور دقیق ماهیت مجموعه وظایف یا مسئولیت‌های هر حوزه شغلی را مشخص کنیم. در حقیقت روشی برای توصیف مشاغل و یا خصوصیات انسانی مورد نیاز برای مشاغل بر عهده تحلیلگر شغلی است. این روش طی فرآیندی صورت می‌پذیرد که شرح وظایف، کارها و مسئولیت‌های شغلی و همچنین دانش، مهارت و توانایی‌های لازم برای انجام آن مورد مطالعه و بررسی قرار گیرد. در ادامه قصد داریم این فرآیند را کمی موشکافانه‌تر مورد بررسی قرار دهیم. خدیجه رزاقی کارشناس ارشد روانشناسی صنعتی و سازمانی اطلاعات تحلیل شغل با هدف‌های زیادی مورد استفاده قرار می‌گیرد، این اطلاعات می‌تواند مبنایی برای پایه‌ریزی سایر عملکردها و اقدامات باشد.به عنوان مثال: گزینش و استخدام نیروی انسانی: اطلاعات به دست آمده از تحلیل شغلی مستقیما در حوزه گزینش و استخدام مورد استفاده قرار می گیرد. مثلا در تدوین فرم‌ها یا آگهی‌های استخدام از فرایند تحلیل شغلی استفاده می‌شود. در آگهی استخدام باید درباره شرایط شغلی و شرایط متقاضیان استخدام مثل سطح توانایی‌ها، مهارت‌ها، تحصیلات، سابقه کاری، خصوصیات شخصیتی و...اطلاعات دقیق ارائه شود. بهترین شیوه برای جمع آوری این اطلاعات انجام تحلیل شغلی است شرایط احراز شغل: شرح ویژگی‌های شخصی مورد نیاز برای انجام دادن موفقیت آمیز یک شغل مسائل قانونی و عدالت: معنی عادلانه بودن استخدام این است که تصمیم‌ها باید مبتنی بر عملکرد یا استعداد شغلی باشد و نه ویژگی‌های غیر مرتبط با شغل. یعنی باید فقط افرادی را در نظر گرفت که دارای خصوصیت‌های ضروری شغل هستند. با اجرای تحلیل شغلی، کارکنان به این باور می‌رسند که با آنها به عدالت رفتار شده است ارتقای شغلی: بسیاری از سازمان‌ها نظام‌هایی که به کارکنان امکان می‌دهد تا از رده‌های شغلی فعلی خود به مقام‌های بالا و بالاتر حرکت کنند،‌ این نظام‌ها را نردبان شغلی می‌گویند. بنابراین تحلیل شغلی به رشد شغلی کمک می کند تعیین نیازهای آموزشی کارکنان: در تعیین نیازهای شغلی و تهیه برنامه های آموزشی کارکنان هر سازمان، اطلاع از نتایج تجزیه و تحلیل مشاغل آن سازمان کاملا الزامی است و تنها با استفاده از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل است که مسئول بهبود منابع انسانی می‌تواند در زمینه محتوای برنامه‌های آموزشی، زمان لازم برای آموزش هر موضوع، انتخاب روش‌های آموزش و... تصمیم گیری کند. در واقع می‌توان با تدوین برنامه‌های آموزشی هدفمند، نحوه درست انجام دادن وظایف شغلی را به افراد شاغل آموزش دهیم. مشاوره شغلی: مشاور کارکنان و نیز مشاوران شغلی یک سازمان در صورتی قادر به ارائه خدمات مشاوره‌ای هستند که همه مشاغل سازمان محل کار خود را بشناسند و با احتیاجات شغلی و خصوصیات لازم برای هر شغل، با نیازهای آموزشی و تجارب لازم برای اشتغال وهر نوع اطلاعات لازم دیگر آشنا باشند ارزیابی عملکرد کارکنان: نتایج حاصل از تجزیه شغل، اساسی‌ترین عوامل و معیارهای لازم برای ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان هر سازمان را فراهم می کند. بنابراین با در دست داشتن خصوصیات لازم برای انجام دادن هر شغل، معیارهای لازم برای ارزابی عملکرد شغلی هم فراهم می‌شود تعیین حقوق، مزایا و پاداش: با استناد به نتایج حاصل از تحلیل شغلی، سطح دشواری وظایف یا میزان اهمیت هر شغل در دستیابی به اهداف سازمانی را می‌توان تعیین کرد. پس از آن اطلاعات به دست آمده را می‌توان در تعیین میزان حقوق پرداختی به افراد شاغل در سازمان استفاده کرد. بهتر است هر چه عملکرد شغلی فرد فراتر از سطح مورد انتظار باشد، پاداش بیشتری به او تعلق گیرد و اگر عملکرد شغلی فرد پایین‌تر سطح مورد انتظار باشد می‌توان برایش جریمه در نظر گرفت. همچنین تحلیل شغلی نشان می‌دهد که عملکرد شغلی افراد شاغل در بخش‌های مختلف سازمان در چه سطحی باید باشد تعیین گروه‌های شغلی: به کمک تحلیل شغلی می‌توان رابطه بین شغل‌های مختلف سازمان را مورد بررسی قرار داد. بر اساس اطلاعات حاصل از تحلیل شغلی می‌توان به تشکیل گروه‌های شغلی یا خانواده شغلی اقدام کرد. هر گروه شغلی از چند شغل مجزا که بینشان ارتباط نزدیک وجود دارد تشکیل می شود. (شغل‌های هم خانواده به شغل‌هایی گفته می‌شود که وظایف و مسئولیت‌هاب تقریبا مشابهی دارند.) با تعیین گروه شغلی می‌توانیم افراد شاغل در هر گروه شغلی را جابجا کنیم. به عبارت دیگر تعیین گروه‌های شغلی، دست مدیران در استفاده از راهکارهای شغلی هدفمند را باز می گذارد. گسترش شغل: تعیین وظایف اضافی برای متصدی یک شغل به طوری که قادر باشد وظایف شغلی را با تنوع بیشتر و رغبت زیادتر انجام دهد، یعنی ارائه فرصت های آموزشی بیشتر و ترغیب کارکنان نسبت به انجام دادن طیفی از وظایفی که با شغلشان مرتبط است را برایشان روشن می‌کند. در نتیجه؛ قابلیت انعطاف کارکنان برای انجام دادن وظایف شغلی گوناگون بیشتر می شود و مانند آن است که نیروی انسانی سازمان گسترش یافته است و بازدهی آنها افزایش می‌یابد. البته ممکن است به نتیجه برعکس منجر شود،‌ به هر حال وقتی مسولیت‌ها اضافه می‌شود ممکنه فرد از پس انجام همه‌مسولیت‌ها یا مسولیت‌های جدید برنیاد. هزینهیابی کار: مدیران را از فعالیتی که منتهی به اختصاص دادن هزینه یا قیمت تمام شده برای کارهای خاص ایجاد می‌شود، مطلع می‌کند. در عین حال مدیران می‌توانند با حذف شغل‌های موازی تعداد افراد شاغل در سازمان را کاهش دهند و یا شغل‌های موازی را ادغام کنند و در نتیجه شغل‌ها کاهش پیدا می‌کند اما دامنه مسئولیت‌های افراد باقی مانده در سازمان گسترده‌تر می‌شود که متعاقبا هزینه‌های سازمان کاهش چرخه کار: توالی کامل عملیاتی که یک فرد باید انجام دهد، مشخص می‌شود شرح شغل: شرح هدف، ارتباطات سازمانی، مسئولیت‌ها و وظایفی که ویژه هر شغل را تعیین می‌شود طرح ریزی شغل: اقدام یا فعالیتی که به تصمیم گیری در مورد وظایف و مسئولیت‌های ضروری برای متصدی یک شغل خاص منتهی می‌شود و یا به عبارتی دیگر روش‌هایی که باید برای انجام دادن وظایف آن شغل در نتیجه تحلیل شغلی برای خود فرد و مدیران مشخص می‌شود غنی سازی شغل: ایجاد تغییر در ابعاد شغلی، شرایط فیزیکی کار و وظایف اساسی آن به منظور افزایش میزان خشنودی شغلی متصدی شغل می‌تواند از نتایج تحلیل شغلی باشد ارزیابی شغل: تعیین و یا بررسی میزان پیچیدگی،میزان آموزش مورد نیاز متصدی شغل،میزان خسارت یا میزان پاداش و... عامل شغل: به یک ضرورت، ویژگی و نیاز قابل تشخیص و سنجش شغل که لازم است فرد از آن برخوردار باشد و آن را بپذیرد یا تحمل کند عامل شغلی گفته می‌شود، که در نتیجه تحلیل شغلی بدست می‌آید طرح بهبود شغل: فهرست وظایفی که مدیر یک واحد در رابطه با وظایف و مسئولیت‌هایش در مورد انجام دادن آن تا زمان مشخص با رئیس خود توافق کرده و این وظایف نیز در دستور کار او قرار می‌گیرد از دیگر نتایج تحلیل شغلی است ایمنی شغلی: آشنا ساختن کارکنان و مدیران با خطرات کار و کمک به آنان جهت آگاه شدن از شیوه های صحیح انجام وظایف شغلی همه اینها نتیجه تحلیل شغلی است که آگاهی مدیران از نتایج تجزیه و تحلیل مشاغل سازمان دست می‌آید و روشن شدن این نکات موفقیت بیشتر سازمان که نتیجه هماهنگ‌شدن مدیران و متصدیان مشاغل است را به همراه خواهد داشت چه کسی این اطلاعات را جمع آوری می کند؟ اکثر اطلاعات تحلیل شغل برگرفته از یک مورد از چهار منبع زیر است و شامل افرادی می‌شود که در زمینه ضرورت‌های شغل خود یا مشاغل تحت نظارت،دانش و اطلاعات زیادی دارند متصدی شغل: کسی که شغل را انجام می‌دهد سرپرست: مسئول مستقیم متصدی شغل است تحلیل‌گر شغل: به فردی که هر نوع فعالیت یا فرآیند جمع آوری، منظم کردن و ارزیابی اطلاعات در مورد کارکنان سازمان را انجام می‌دهد گفته می‌شود مشاهدگران آموزش دیده: افرادی یا واقعا شغل را انجام می‌دهند یا مدتی را صرف بررسی کارکنانی می‌کنند که در حال انجام شغل هستند و از طریق مشاعده ابعاد گوناگون رفتار کارمند در حین انجام وظایف شغلی اطلاعات جامع در مورد شرایط کار، فرآیند انجام کار، توانمندی فیزیکی و ... را گردآوری می‌کنند این افراد یا در مصاحبه‌ها یا با پر کردن پرسشنامه تحلیل شغل، اطلاعات مربوط به مشاغل را در اختیار پژوهشگر قرار می دهند که در مطلب بعدی در رابطه با انواع روش‌های انجام تحلیل شغل و موضوعات مرتبط بیشتر خواهیم نوشت.