آیا جلسات در محیط کار همیشه مفید هستند؟

به گزارش آتیه آنلاین به نقل از ال پائیس؛ «کریستینا» به برنامه کاری روز بعد خود نگاه می‌کند و مضطرب است: در روز آینده او بین ساعت ۹ صبح تا ۴ بعدازظهر، ۱۰ جلسه کاری مختلف دارد. این مدیر بازاریابی، که نخواست نام واقعی‌اش فاش شود، اعتراف می‌کند که در یک روز عادی معمولاً حدود هفت جلسه دارد که هر کدام بین ۳۰ تا ۴۰ دقیقه طول می‌کشد. او اغلب مجبور است ساعت‌های اضافی (بدون حقوق) کار کند تا زمان از دست رفته در جلسات را جبران کند. او همچنین معتقد است که حداقل نیمی از این جلسات غیرضروری به نظر می‌رسند. اما وضعیت «کریستینا» منحصر به فرد نیست؛ تحقیقات اخیر نشان می‌دهد که جلسات بیش از حد، مسئله‌ای فراگیر با پیامدهایی قابل توجه هستند. این نتیجه‌گیری توسط چندین مطالعه پشتیبانی می‌شود. اخیراً پژوهشگران مؤسسه فناوری ماساچوست (MIT) آزمایشی غیرمعمول در این زمینه انجام دادند. آن‌ها برای چند روز از هفته، جلسات کاری را در ۷۶ شرکت با بیش از ۱۰۰۰ کارمند به‌طور کامل حذف کردند. هدف آن‌ها ارزیابی تأثیر این اقدام بر بهره‌وری کارکنان بود. نتایج این اقدام شگفت‌انگیز بود؛ بهره‌وری در این شرکت‌ها تا ۷۳ درصد افزایش یافت و سطح استرس کارکنان ۵۷ درصد کاهش پیدا کرد. این یافته‌ها حتی پژوهشگران را نیز شگفت‌زده کرد و نشان داد که جلسات تا چه حد می‌توانند مخل باشند. «ماریا چکا»، روان‌شناس متخصص در محیط‌های کاری و رئیس انجمن حرفه‌ای COPAO توضیح می‌دهد: «جلسات معمولاً سطح بالایی از تمرکز را می‌طلبند که حفظ آن در سطح اوج برای مدت طولانی غیرممکن است. از طرفی وقفه‌های مکرر ناشی از جلسات باعث اختلال در جریان کار می‌شود و کارکنان را در تمرکز بر وظایف اصلی خود دچار مشکل می‌کند». پژوهشگران MIT مطالعه خود را با تقسیم شرکت‌های شرکت‌کننده به پنج گروه انجام دادند و به هر گروه تعداد متفاوتی از روزهای بدون جلسه در هفته اختصاص دادند که از یک تا پنج روز متغیر بود. در طول این روزهای بدون جلسه، ارتباطات از طریق ابزارهای دیجیتال مانند Slack و Microsoft Teams حفظ شد. نتایج نشان داد: شرکت‌هایی که سه روز بدون جلسه در هفته داشتند، بیشترین مزایا را تجربه کردند، و در نتیجه بهره‌وری ۷۳ درصد افزایش یافت، رضایت کارکنان ۶۵ درصد افزایش پیدا کرد و سطح استرس کارکنان ۵۷ درصد کاهش یافت. در مقابل، شرکت‌هایی که کمتر یا بیشتر از سه روز بدون جلسه در هفته را داشتند، سود کمتری بدست آوردند. یافته‌های پژوهشگران یک توازن بهینه را پیشنهاد می‌دهد. آن‌ها معتقدند: «اگرچه ممکن است غیرمنطقی به نظر برسد، اما پژوهش ما نتیجه گرفت که داشتن جلسات بیش از حد، از همکاری مؤثر می‌کاهد، کارکنان را در ساعات پرثمرشان منحرف می‌کند و جریان فکری افراد را مختل می‌کند.» بنابراین، ما نتیجه می‌گیریم که تعداد بهینه روزهای بدون جلسه سه روز است، که دو روز در هفته برای جلسات باقی می‌گذارد، به دو دلیل این تعداد بهینه است: حفظ ارتباطات اجتماعی و مدیریت برنامه‌های هفتگی. با این حال، این مطالعه همچنین اذعان دارد که جلسات در صورت استفاده درست می‌توانند ارزشمند باشند. جلسات فرصت‌هایی برای تعیین اهداف، هماهنگی اولویت‌ها و ارزیابی پیشرفت سازمانی فراهم می‌کنند. مشکل زمانی پیش می‌آید که جلسات بیش از حد، بی‌هدف یا غیرمولد باشند. برای کاهش این مشکلات، نویسندگان مطالعه توصیه می‌کنند که دستور کارهای واضح با اهداف مشخص تعیین شود. این کار تضمین می‌کند که شرکت‌کنندگان آماده هستند و بحث‌ها در مسیر موضوع باقی می‌مانند. «آنجلینا آکوستا»، روان‌شناس بالینی، بر اهمیت این رویکرد تأکید می‌کند. او می‌گوید: «جلسات برای تعیین اهداف و ارزیابی دستاوردها مهم هستند. اما برگزاری مداوم جلسات، به ویژه زمانی که بدون اطلاع، بدون آمادگی و بر موضوعاتی که اهمیت کمی دارند برگزار می‌شوند، باعث بی‌علاقگی می‌شود». کریستینا نیز با این موضوع موافق است و از برنامه شلوغ خود که جلسات پی‌درپی او را خسته و ناکارآمد می‌کند، ابراز ناراحتی می‌کند. او پیشنهاد می‌دهد: «باید آن‌ها را کاهش داد یا فقط در صبح برگزار کرد. کاهش جلسات به فقط دو روز در هفته فوق‌العاده خواهد بود». با این حال، کریستینا نسبت به اینکه آیا شرکت‌ها و مؤسسات چنین تغییراتی را خواهند پذیرفت، تردید دارد. کارشناسان به یک شکاف عمده بین کارکنان و رهبری در مورد ضرورت جلسات اشاره می‌کنند. رهبران کسب‌وکار اغلب جلسات را ضروری می‌دانند، در حالی که کارکنان معمولاً آن‌ها را بیش از حد یا زائد می‌دانند. برای «چکا»، راه‌حل نه تنها کاهش تعداد جلسات، بلکه کوتاه کردن مدت زمان آن‌ها است. او توصیه می‌کند: «برای مؤثر بودن جلسات، باید سریع و متمرکز بر بهره‌وری باشند». این بحث در مورد جلسات، چالش‌های گسترده‌تری در محیط‌های کاری مدرن را منعکس می‌کند. همان‌طور که سازمان‌ها به پیمایش در تنظیمات ترکیبی و دورکاری ادامه می‌دهند، تعادل بین همکاری و بهره‌وری اهمیت فزاینده‌ای پیدا می‌کند. کاهش تعداد جلسات غیرضروری می‌تواند راه را برای یک فرهنگ کاری سالم‌تر و کارآمدتر هموار کند، جایی که کارکنانی مانند کریستینا دیگر از دیدن برنامه‌های کاری خود هراس نداشته باشند. توصیه‌های عملی برای کاهش جلسات برای کاهش مؤثر تعداد جلسات غیرضروری، سازمان‌ها می‌توانند چندین استراتژی عملی را اجرا کنند؛ یکی از این استراتژی‌ها ارزیابی ضرورت هر جلسه است؛ باید بررسی کرد که آیا این جلسه واقعاً ضروری است یا می‌توان اهداف آن را از طریق روش‌های دیگر مانند ایمیل یا اسناد مشارکتی به دست آورد. پیشنهاد دیگر تنظیم دستور کار شفاف است؛ پیش از برنامه‌ریزی جلسه، دستور کاری دقیق با اهداف مشخص و نتایج مورد انتظار تهیه شود و باید آن را از قبل با شرکت‌کنندگان به اشتراک گذاشت. همچنین تعیین محدودیت زمانی نیز موثر است. جلسات کوتاه‌تر را با اعمال محدودیت زمانی مشخص مانند ۱۵ یا ۳۰ دقیقه‌ای ترویج دهید تا بحث‌ها متمرکز و مؤثر باقی بمانند. به علاوه ترویج ارتباطات غیرهم‌زمان از طریق تکنولوژی نیز می‌تواند در کاهش جلسات موثر باشد. در این مورد از پلتفرم‌هایی مانند اسلک، مایکروسافت تیمز یا ابزارهای مدیریت پروژه برای تسهیل همکاری بدون نیاز به جلسات هم‌زمان می‌توان استفاده کرد. این تکنیک‌ها نه‌تنها به کاهش تعداد جلسات کمک می‌کنند، بلکه تضمین می‌کنند که جلسات باقی‌مانده مؤثرتر و هدفمندتر باشند.