تشکیل پرونده الکترونیک گامی برای تحقق تامین اجتماعی الکترونیک

بدون شک فن آوری اطلاعات و ره آوردهای آن در قرن اخیر تأثیرات شگرفی در بهبود کیفیت خدمات در سازمانها و موسسات کوچک و بزرگ داشته است. امروزه سازمانها در فضایی کاملا رقابتی با تغییر رویکردهای سنتی خود برای پویایی و بقای خود نیازمند گردآوری اطلاعات و به کارگیری موثر آنها در جهت ارائه خدمات بهتر می باشند. از سویی دیگر رشد آگاهی های مخاطبان از علوم اطلاعات و ارتباطات سبب افزایش انتظارات آنان از سازمانها شده است. در دهه های اخیر در سازمانهای کوچک و بزرگ اقدامات مهمی با بهره گیری از سیستمهای رایانه ای و شبکه های ارتباطی در جهت مکانیزاسیون و اتوماسیون امور جاری انجام پذیرفته است که مهمترین آنها ذخیره الکترونیکی اطلاعات مخاطبان، اصلاح فرایندها، توسعه سیستمهای نرم افزاری و سخت افزاری و ایجاد تمهیدات لازم برای نگهداری اطلاعات است. سازمان تامین اجتماعی که جمعیتی بالغ بر ۴۴ میلیون نفر شامل بیمه شدگان، مستمری بگیران و کارفرمایان را تحت پوشش دارد، از بدو فعالیتهای خود، برای پاسخگویی و ارائه خدمات مناسب، همواره نیازمند گردآوری اطلاعات متنوعی از مخاطبان خود بوده است. در سالهای گذشته با ثبت نام هر بیمه شده یک پرونده فیزیکی دربرگیرنده مدارک و مستندات مختلف برای وی تشکیل شده و در طول زمان مستندات جدیدی به این پرونده ها افزوده شده است. با آغاز شکل گیری سیستمهای نرم افزاری طرحهای متعددی در جهت اصلاح فرایندها، کاهش دریافت مستندات کاغذی و بهبود کیفیت خدمات در این سازمان انجام پذیرفته است. اجرای طرح ساماندهی در اواخر دهه هفتاد یکی از این پروژه های مهم و اثربخش سازمان می باشد که بصورت سراسری در تمام شعب کشور اجرا شد. برغم اجرای طرح ساماندهی و اصلاح مستمر فرایندهای ارائه خدمات و توسعه سیستمهای نرم افزاری، از نیمه اول دهه نود، شعب سازمان با چالش افزایش حجم مستندات کاغذی دریافتی از مخاطبین و کمبود فضای اداری، مشکلات مربوط به نگهداری پرونده ها، فرسودگی اوراق و ناخوانایی آنها به مرور زمان، مخاطرات امنیتی پرونده ها و... روبرو گردید و آسیب پذیری پرونده ها و حتی سیستمهای کامپیوتری در حوادث طبیعی همانند آنچه در زمین لرزه های بم و ورزقان رخ داد موجب تشدید نگرانی ها در زمینه چگونگی نگهداری پرونده های فیزیکی شد. از سویی دیگر در شعب، هزینه های اداری، پرسنلی و نگهداری مربوط به پرونده ها با روندی تصاعدی مواجه بود. لذا تشکیل پرونده های الکترونیکی به عنوان یکی از بزرگترین طرحهای فناوری اطلاعات سازمان از سال ۱۳۹۵ با محوریت معاونت بیمه ای و با انجام مطالعات متعدد بر روی مستندات علمی و بررسی تجارب داخلی و بین المللی و در راستای اهداف کلی زیر آغاز شد. - حذف گردش پرونده های فیزیکی بیمه شدگان از جریان ارائه خدمت - ارتقاء کیفیت خدمات - رفع دغدغه گم شدن پرونده یا اسناد مربوطه - کاهش هزینه های اداری و اجرایی شعب - آزادسازی فضای اداری - افزایش رضایتمندی مخاطبین و همکاران - فراهم نمودن زمینه تحقق تامین اجتماعی الکترونیک و ارائه خدمات غیرحضوری - ایجاد پایگاه متمرکز اسناد مخاطبان سازمان اجرای این طرح پس از آزمایش در شعب پایلوت، ابتدا در شعب تهران و توسط شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین صورت پذیرفت و به تدریج با رفع عیوب نرم افزاری و تجهیز سخت افزاری شعب، متناسب با نیازمندیهای پروژه، برنامه گسترش و اجرای طرح در شعب سراسر کشور در معاونت بیمه ای تدوین و ابلاغ گردید مطابق این طرح تشکیل پرونده های الکترونیک به همکاران سازمان واگذار گردید و البته این مهم بدون برنامه ریزی های آموزشی ممکن نبود لذا معاونت بیمه ای با یک برنامه ریزی دقیق نسبت به تعیین اولویتهای اجرایی طرح، صدور دستورالعملهای لازم، تدوین شیوه نامه اجرایی و مستندات آموزشی، برگزاری سمینارهای منطقه ای و کلاسهای آنلاین، بازدیدهای میدانی، نظارت و پایش سیستماتیک در طول اجرای طرح اقدام نمود. همکاران سازمان با همت و تلاشی ستودنی و با اتکا به ظرفیتهای موجود فعالیتهای مختلف این طرح را به بهترین شکل ممکن به اجرا در آوردند. پرونده الکترونیکی در واقع مجموعه ای از اطلاعات سیستمی بیمه شدگان به همراه  اسناد، مدارک و مستنداتی است که حسب قوانین و مقررات در جهت ارائه خدمات دریافت و نگهداری می شود. اجرای طرح بزرگ تشکیل پرونده های الکترونیکی، به عنوان یکی از گامهای بلند سازمان در تحقق تامین اجتماعی الکترونیک، مزایای بسیار زیادی به همراه داشته است که برخی از مهمترین آنها عبارتند از :   آزادسازی فضای قابل توجهی از شعب  حذف گردش کار زاید  تسریع در پاسخگویی  حذف هزینه های ارسال پرونده های فیزیکی بین شعب سازمان  امکان رویت همزمان پرونده برای کاربران متعدد در سراسر کشور  کاهش هزینه های اداری  جلوگیری از پیامدها و مخاطرات ناشی از جابجایی دستی پرونده ها به وسیله مراجعین یا کارکنان شعب  افزایش اطمینان از امنیت پرونده های فیزیکی از بلایای طبیعی و غیرطبیعی  رضایتمندی همکاران و بیمه شدگان  فراهم شدن بستر تامین اجتماعی الکترونیک و ارائه خدمات غیرحضوری  امکان تعیین سطوح دسترسی رویت اسناد، برای واحدها و کارکنان متناسب با مسئولیت ها  استفاده بهینه از نیروی انسانی شعب از طریق حذف ارجاعات بایگانی  امکان تهیه فایلهای پشتیبان درجهت حفظ و صیانت از اسناد و جلوگیری از مفقود شدن مدارک پرونده ها  کشف و شناسایی برخی از اشکالات در نامنویسی بیمه شدگان به جهت ماهیت متمرکز طرح فعالیتهای طرح پرونده الکترونیک برای تبدیل پرونده های فیزیکی به پرونده های الکترونیکی فعالیتهای متنوعی باید صورت پذیرد که برخی از آنها جهت تکمیل اطلاعات و کنترل کیفی و کمی خروجی های سیستم می باشد. در دیاگرام زیر کلیه فعالیتهای تبدیل پرونده های فیزیکی به پرونده های الکترونیکی نمایش داده شده است. آخرین وضعیت اجرای طرح پرونده الکترونیک در حال حاضر ۸۵ درصد شعب کشور طرح پرونده الکترونیک را در دو حوزه پرونده های فنی و مستمری به پایان رسانده و بزودی شعب باقیمانده نیز آن را به پایان خواهند رساند. تا پایان اردیبهشت سال جاری تعداد ۲۰,۰۳۹,۸۱۵ پرونده فنی  و ۲,۵۳۴، ۰۰۰ پرونده مستمری در کل کشور تصویربرداری شده است که از طریق یک سامانه متمرکز مدیریت اسناد در اختیار کاربران شعب می باشد. با توجه به تجارب کسب شده در اجرای طرح مذکور، مطالعات اولیه بر روی چگونگی اجرای طرح در حوزه پرونده های وصول حق بیمه در معاونت بیمه ای آغاز گردیده و از ابتدای سال جاری طرح پرونده الکترونیک پرونده های مطالباتی در چند شعبه با تیپهای مختلف بصورت آزمایشی آغاز شده است و با رفع ایرادات نرم افزاری و تکمیل شیوه نامه اجرایی بزودی این طرح در سراسر کشور نیز انجام خواهد گردید. در خصوص تاثیرات اجرای این طرح بزرگ مطالعات متنوعی قابل انجام است، در زمینه اثربخشی این طرح در معاونت بیمه ای تحقیقاتی صورت پذیرفته که به دو مورد آن اشاره می شود: الف) بررسی تاثیر اجرای طرح پرونده الکترونیک در کاهش هزینه های مرسولات پستی سازمان : قبل از اجرای طرح پرونده الکترونیک، پرونده های فیزیکی حسب درخواستهای ستاد، ادارات کل یا سایر شعب به شیوه پستی در سراسر کشور جابجا می گردید و برای هر پرونده دو هزینه پستی برای ارسال و برگشت پرونده بین مبدا و مقصد قابل تصور بوده است. علاوه بر هزینه های مذکور، در ارسال پستی پرونده ها، موضوعات مهم دیگری نیز قابل تامل است که برخی از آنها عبارتند از : احتمال گم شدن پرونده ها در پروسه آماده سازی تا تحویل به مقصد، صرف زمان اداری و پرسنلی جهت آماده سازی و ارسال مرسوله، عدم دسترسی به پرونده در بازه زمانی تحویل مرسوله به پست.   با شکل گیری پرونده های الکترونیک  در شعب سازمان، جابجایی پرونده ها از طریق پست روندی کاهشی داشته و بر اساس اطلاعات و داده های آماری گردآوری شده از ادارات کل بیمه ای استانها، در چند سال اخیر به رغم افزایش تعرفه های پستی به صورت سالانه، هزینه های مرسولات پستی کاهشی چشمگیر و نزدیک به پنجاه درصد داشته است و علاوه بر آن مزیت دسترسی و رویت پرونده ها برای کاربران مجاز در سراسر کشور بی نیاز از ارسال پرونده ها در هر لحظه و هر مکان مهیا شده است. ب) بررسی تاثیر اجرای طرح پرونده الکترونیک در آزادسازی فضای اداری : با توجه به تنوع ساختمانهای اداری و ترکیب های ساختاری متفاوت در بخش های بایگانی شعب سازمان تامین اجتماعی، چنانچه مساحت فضاهای بایگانی در دو حوزه پرونده های فنی و مستمری در شعب کشور به صورت میانگین ۶۰ متر مربع در نظر گرفته شود، از آنجا که حسب برنامه ریزیهای انجام شده پس از تصویربرداری کامل اسناد پرونده ها و تایید بی نقص بودن بارگذاری اسناد در سامانه متمرکز، پرونده های فیزیکی شعب به بایگانی های راکد منتقل خواهد گردید، لذا با اجرای کامل این طرح در کل کشور با آزادسازی فضایی بیش از ۳۰ هزار مترمربع خواهیم بود. شایان ذکر است به سبب خاتمه طرح مذکور در شعب تهران، عملیات انتقال پرونده ها به بایگانی راکد در برخی از شعب ادارات کل غرب و شرق تهران بزرگ انجام پذیرفته است و فضای اداری آزاد شده، متناسب با نیازهای شعب مذکور مورد استفاده قرار گرفته است.